El inventario es un aspecto común para empresas en distintos sectores económicos. Las empresas de manufactura requieren contar con inventario de materias primas, repuestos para los equipos de producción, y producto terminado. En cambio las empresas comercializadoras necesitan contar con inventario de producto terminado para servir a sus clientes. La planeación de cuánto producto manufacturar o comprar se conoce como planificación de inventarios. Este proceso se ocupa de alinear la capacidad de producción y abastecimiento de la empresa con la capacidad de ventas.
La planeación de inventarios tiene implicaciones importantes para toda la empresa:
La inversión en inventarios afecta el flujo de caja de la empresa.
Los agotamientos de productos afectan el servicio y pueden afectar la fidelidad de los clientes hacia la empresa.
El exceso de inventario acarrea riesgos de expiración y obsolescencia de productos.
En Shark Optimization buscamos conocer qué tan digital es el proceso de planificación de inventarios en nuestra región de América Latina y cuáles son las funciones más valoradas por los ejecutivos de cadena de suministro. Para lograrlo realizamos un estudio sobre digitalización. Previamente mostramos los resultados en cuanto a tecnología para planificar demanda y nuevos canales de venta. En esta entrega presentaremos los resultados sobre planificación de inventarios.
Primero, buscamos conocer qué tipo de tecnología utilizan las empresas para planificar inventarios con opciones entre hojas de cálculo, módulos en el sistema de gestión, solución especializada y ninguna herramienta.
Los módulos de inventario en el sistema de gestión y las hojas de Excel son los métodos preferidos para manejar este proceso.
El área de cadena de suministro es comúnmente dejada atrás en cuanto a tecnología e inversiones en nuevos sistemas. Como parte del estudio buscamos conocer la percepción de los encuestados respecto a la herramienta y el proceso actual de planeación de inventarios. Les solicitamos calificar en una escala del 1 al 5, en la que 1 es poco satisfecho y 5 es muy satisfecho, qué tan satisfechos están con las herramientas y el proceso actual para planeación de inventarios.
Los resultados son mixtos, lo que nos lleva a pensar que existen oportunidades de mejorar el proceso de planificación de inventarios, como se puede observar al analizar las funciones más valoradas por los ejecutivos de cadena de suministro.
Estandarizar el proceso para que no dependa de una sola persona resalta como la función más votada. En muchas ocasiones, solo una persona en la organización conoce cómo gestionar las compras con los proveedores o definir las necesidades de inventario para producción. Las empresas pueden disminuir el riesgo y mover este conocimiento a un sistema que permita compartir la información de compras e inventario, y facilitar la toma de decisiones.
Visualizar el impacto económico de cambios en el inventario es también un aspecto de interés para el proceso. Al ser un activo corriente, el inventario tiene implicaciones en la parte financiera de la empresa. Entender el impacto de cambios en las políticas de inventario es vital para tomar decisiones en el proceso de planeación de inventarios. Aumentar el inventario de seguridad para un producto de alto valor puede incrementar significativamente el capital de trabajo, mientras que aumentar la frecuencia de recepción de productos puede disminuir esta inversión. Los impactos pueden cuantificarse mediante hojas de cálculo o mediante soluciones especializadas que realicen el cálculo de forma automática.
La encuesta también mostró la necesidad de mejorar la visibilidad del inventario, una necesidad que se vuelve más urgente al manejar distintos canales de venta. Las tiendas con ventas físicas y ventas en línea necesitan tener visibilidad de los inventarios asignados en cada canal y contar con métricas que permitan ajustar esta asignación rápidamente.
Las funciones de integración con el sistema de gestión y métodos que disminuyan el tiempo están estrechamente relacionadas. Frecuentemente, el proceso de planificar inventarios se realiza de forma trimestral y los analistas dedican varios días a la tarea. La mayor parte del tiempo se dedica a extraer los datos de distintos sistemas debido a la falta de integración a nivel de tecnología. Existen soluciones para integrar los datos o automatizar el proceso de extracción de datos, permitiendo que el proceso sea más expedito y el tiempo sea dedicado al análisis del inventario.
Como muestran los resultados sobre inventarios, existen oportunidades de mejorar la planificación de inventarios en las empresas de América Latina. Shark Optimization apoya a empresas locales y regionales a mejorar su gestión de cadena de suministro mediante soluciones de planificación de demanda e inventarios, diagnósticos de cadena de suministro, y análisis de procesos. Contáctanos y conoce más de nuestra asesoría para optimizar las capacidades digitales de tu cadena de suministro.
Sobre la encuesta de digitalización en la cadena de suministro
La encuesta fue aplicada entre marzo y mayo del 2021. Se encuestaron a 16 ejecutivos en funciones relacionadas a la cadena de suministro y con una amplia representación de los distintos sectores económicos. Las respuestas incluyen a los sectores de Distribución (31%), Industria farmacéutica y Manufactura (25%), Alimentos y Bebidas/Productos de consumo (19%), Comercio (19%) y Energía (6%). La mayor parte de las empresas encuestadas (88%) mantienen operaciones en Panamá.